Vijf interne communicatieregels voor een soepele overgang naar ‘het nieuwe normaal’.
Nu we weer langzaam opstarten uit de corona crisis is het van belang dat iedereen binnen de organisatie weet wat er speelt en wat er van hen wordt verlangd. Door onderstaande vijf regels te volgen speel je op zeker.
1. Zet een heldere route uit
Zorg dat de richtlijnen voor medewerkers helder zijn. Rutte versoepelt de maatregelen stap voor stap, maak voor je organisatie een soortgelijke roadmap. Leg met een heldere tijdsplanning uit wanneer welke dingen weer kunnen. Geef aan welke beslissingen er genomen zijn op het vlak van thuis en/of weer op kantoor werken, getroffen voorzieningen, bijeenkomsten en vergaderingen, bescherming van medewerkers en eventuele bezoekers, en meer. Niet iedereen zal het met elke keuze eens zijn, maar transparantie van het proces maakt keuzes begrijpelijker en wekt vertrouwen.
2. Breng de CEO in beeld
De overgang naar weer opstarten en de manier waarop is voor iedereen nieuw. Juist in deze onzekere situaties blijft de behoefte aan zichtbaarheid van de CEO onverminderd groot. Breng hem of haar in beeld met de boodschap: ‘beste mensen, dit is het nieuwe normaal en hier gaan we het mee doen’.
3. Blijf zorgen voor regelmatige updates
Net als tijdens de intelligente lock-down zorg je ook tijdens de opstart regelmatig voor nieuwsupdates. Ook als er geen beslissingen te vertellen zijn, is het voor medewerkers belangrijk te zien dát er gewerkt wordt en waaraan.
In een Q&A beantwoord je de meest gestelde vragen. Plaats deze goed vindbaar op je intranet, bijvoorbeeld via het corona dossier op je homepage. Werk ‘m dagelijks bij met de nieuwste vragen en antwoorden en maak updates zichtbaar.
4. Geef het gesprek ruimte
Het zijn verwarrende tijden, waarin veel medewerkers van je organisatie vragen zullen hebben. Mensen gaan elkaar waarschijnlijk sinds lange tijd weer face-to-face zien, zoeken verbinding en hebben vragen. Door die vragen te faciliteren, krijg je waardevolle input over wat er leeft onder de medewerkers, de uitdagingen die ontstaan en andere nieuwe inzichten. Je kan het faciliteren via je sociaal intranet, tools als Yammer of Slack of met een eenvoudig speciaal mailadres voor Corona vragen. Je kan online ook groepen opzetten om mensen mee te laten denken over hoe processen, dienstverlening of omzetgroei er in het nieuwe normaal uit moeten zien.
5. Houd het (verantwoord) leuk
Onzekerheid zorgt voor onrust bij mensen. Een natuurlijke reactie is daarbij om op zoek te gaan naar houvast, naar informatie die duidelijkheid biedt. Foto’s delen van collega’s die elkaar ‘voetjes’ geven bij het weerzien in de organisatie, of teams die vergaderen op 1,5 meter afstand zijn leuk en zinvol om te delen. Maak het ook persoonlijk. Mensen zijn sociale dieren, het is fijn om elkaar weer te zien en fysiek samen te kunnen werken. Maar wel verantwoord. Het is ook goed om mensen erop te wijzen dat gedragingen die niet voldoen aan de richtlijnen niet gewaardeerd worden, zodat duidelijkheid ontstaat. Het is een cultuur die je samen creëert.