Secretaresse: kostenpost of omzetgenerator?
Mijn 1e blog!
En waar kan ik het beste over schrijven dan over mijn vak. Na de Schoevers-opleiding ben ik op mijn 17e direct aan de slag gegaan als secretaresse. Gestart op een klein trustkantoor, maar daarna gewerkt bij grote bedrijven, zoals een tv-producent, reisorganisatie en accountantskantoor.
Vanaf januari 2016 ben ik secretaresse bij The Smart Engine. Een klein, maar groeiend bedrijf. En dat kleinschalige bevalt mij uitstekend. Het contact is persoonlijk, ik ken alle opdrachtgevers en ben echt de spil.
Als secretaresse bij The Smart Engine woon ik strategiesessies met opdrachtgevers bij. Ik maak de notulen, maar luister natuurlijk ook goed naar wat er bij de opdrachtgever speelt en waar de knelpunten zitten. Veel directeuren, managers, afdelingshoofden etc. hebben het enorm druk. Maar ik vind dat ze zich ook vaak bezig houden met zaken waar ze zich eigenlijk niet mee bezig zouden moeten houden. In veel gevallen hebben zij geen (goede) secretaresse die taken uit handen kan nemen. Ondersteuning wordt nogal eens gezien als een kostenpost, maar daar ben ik het totaal niet mee eens. Zij leveren misschien niet direct geld op in het laatje, maar zorgen er wel voor dat diegenen die dat wel moeten doen, hier de tijd voor hebben. Als omzetgenerator moet je niet bezig zijn met bijv. agendabeheer, facturatie en debiteurenbeheer. Een goede secretaresse ontzorgt, organiseert, beheert en signaleert. Maar is ook jouw ogen en oren in de organisatie als jezelf niet aanwezig bent.
Tot mijn verbazing hoor ik regelmatig dat er secretaresses zijn die zich te goed voelen om werkzaamheden te verrichten die niet expliciet in de taakomschrijving staan vermeld. Daarmee bedoel ik facilitaire zaken, zoals een afwasmachine leegruimen, stofzuigen als dat nodig is of koffie/thee/lunch verzorgen. Maar ook die werkzaamheden horen bij een volledig ontzorgende secretaresse!
In ziekenhuizen, op scholen, bij de politie: overal lopen ze tegen hetzelfde probleem aan. Heel veel tijd kwijt aan administratieve rompslomp.
Laat verpleegkundigen patiënten verzorgen, laat leerkrachten les geven en de politie boeven vangen. En laat alle administratieve taken over aan een secretaresse. Het lost zeker niet alle problemen op, maar het kan een goede start zijn.
Overigens ben ik via The Smart Engine in te huren voor secretariële werkzaamheden. Dus mocht je een klus hebben en heb je niet de luxe van een goede secretaresse, neem dan gerust contact met ons op. Ik ontzorg je graag en goed!